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What is a Hybrid Event?

Eventos Híbridos, la Nueva Normalidad

Escrito por: Gianna Kreider, CTUS Project Manager

El año pasado ha llevado a la industria de los eventos a aguas inexploradas: eventos completamente virtuales, lo que nos ha obligado a la mayoría de nosotros a ser mucho más familiarizados con Zoom de lo que podríamos haber imaginado. A medida que avanzamos hacia las temporadas de convenciones de verano y otoño, más ciudades se abren y permiten eventos en persona. Esto plantea un desafío para los organizadores de eventos: ¿Cómo mantengo la asistencia y el compromiso cuando los lugares no permiten la capacidad total?

Los eventos híbridos siempre han existido de alguna forma. En su infancia, se agregó un componente de transmisión en vivo simple a un evento en persona para llegar a una audiencia más amplia. La mayoría de estos eventos no invirtieron demasiado tiempo o energía en la experiencia del espectador porque esperaban que la mayoría de los asistentes se uniera a ellos en persona. La COVID cambió todo y obligó a la industria de los eventos a aprender a adaptarse a los eventos virtuales. CT ha pasado el último año creando soluciones diseñadas específicamente para lograr el máximo compromiso y replicar elementos críticos del entorno de eventos en vivo de una manera rentable y económica.

 

¿Qué es un Evento Híbrido?

Un evento híbrido es cualquier evento que combina elementos en directo y en persona con componentes virtuales. Los componentes virtuales incluyen: sesiones plenarias de transmisión en directo, transmisiones web de eventos con diapositivas sincronizadas o integración de redes sociales, por nombrar algunos. Los eventos híbridos continúan evolucionando a medida que la tecnología para los eventos virtuales va evolucionando.

 

¿Qué Beneficios tienen los Eventos Híbrido?

  1. Mayor alcance y asistencia: Los eventos híbridos permiten un alcance mucho mayor, ganando asistentes que quizás nunca hayan podido asistir en persona. El nuevo modelo es mucho más respetuoso con el tiempo de una persona y otras responsabilidades, incluido el compromiso financiero. La capacidad de involucrar a una población mucho más grande proporciona información y retroalimentación que pueden haber faltado en la audiencia en persona. También existe la posibilidad de ganar nuevos asistentes una vez que regresan los eventos en vivo al ofrecer una «muestra» de lo que se puede esperar en el futuro.
  2. Datos de valor: El componente virtual de estos eventos puede ofrecer métricas valiosas, como cuándo los participantes se unieron a una sesión y cuándo abandonaron, cuántos participantes en total asistieron y cuántos interactúan con los elementos interactivos.
  3. Mayor flexibilidad: Ofrecer opciones de transmisión en directo y la capacidad de acceder al contenido una vez finalizada la conferencia crea un backup digital; una solución rápida y fácil, si algo fuera de nuestro control, como un temporal, impide que una gran cantidad de asistentes ingrese al evento.
  4. Aumentp del retorno de la inversión (ROI): Se pueden generar más ingresos al permitir el acceso a contenido virtual por una parte de los precios de las entradas en persona. Más asistencia puede traducirse en más visitas para los socios patrocinadores.

virtual hybrid event

¿Cómo Crear un Evento Híbrido?

Hay muchas opciones para integrar elementos virtuales y en directo a un espectáculo. Al comenzar a organizar un evento, hay que enfocarse primero en los elementos virtuales. Piense en cómo quiere que sus asistentes vean el evento. ¿El contenido se envía a la página del cliente o necesitará una plataforma donde alojarlo? ¿Querrá que esté disponible el patrocinio de la marca o la integración con las redes sociales? Los elementos virtuales no están limitados por restricciones de tiempo y espacio, lo que permite la capacidad de crear experiencias increíbles y significativas.

Los elementos en directo se pueden agregar de varias formas dependiendo del tipo de experiencia que intente crear. Para la participación de los asistentes, se pueden crear eventos de networking, invitando a pequeños grupos de personas a múltiples ubicaciones o ciudades y hacer que todos vean el contenido transmitido en tiempo real. Se pueden construir escenarios LED para los ponentes físicos y virtuales, lo que permite importar de manera inteligente escenas virtuales personalizadas. Realmente hay una multitud de formas disponibles para crear interacción entre asistentes virtuales y en persona.

Uno de los mayores obstáculos con los programas híbridos es el mantener la atención del público virtual. Necesita atraer a la audiencia con imágenes dinámicas e interacción. Bríndeles la opción de «levantar la mano» o de participar en sesiones de preguntas y respuestas en directo. Cree un entorno similar a un programa de entrevistas con presentadores, invitados o un moderador que dirija el contenido en directo y mantenga los segmentos lo suficientemente cortos como para mantener la atención.

Virtual stage with green screen

Presupuesto para un Evento Híbrido

El presupuesto para un evento híbrido puede ser una tarea complicada, ya que incurrirá en gastos tanto físicos como virtuales. El alcance y el entorno jugarán factores importantes en el coste total. La transmisión e interacción de calidad profesional entre una audiencia virtual y en directo también puede agregar un aumento en los costes de tecnología. Con los eventos híbridos, necesitará más que el equipo AV habitual, incluidas más cámaras y más ancho de banda, pero esa inversión será evidente para los asistentes que transmiten desde todo el mundo. Al crear un evento sin interrupciones, puede alentar a más personas a asistir en persona una vez que esa opción vuelva a estar disponible.

Los espectáculos híbridos están transformando la industria, creando una forma más flexible, sostenible y accesible de producir eventos. Los eventos en directo continuarán teniendo lugar, pero ya no serán solo en directo. Tener una estrategia de eventos híbrida es clave y CT está aquí para ayudarle. Al ofrecer tecnología  punta, podemos mejorar la experiencia de la audiencia y hacer que su evento sea memorable.