Teknik för event och möten ›› Nyheter ›› Att hålla en digital konferens

Att hålla en digital konferens

10 saker att tänka på för ett engagerande event

Skriven av: Gianna Kreider, Projektledare CTUS

Mötesbranschen väntar tålmodigt på att få återgå till traditionella fysiska möten, och än så länge är det fortfarande oklart när detta helt och hållet blir verklighet igen. De flesta regioner har kvar någon grad av restriktioner som hindrar fullskaliga konferenser från att äga rum. Under tiden har vi hittat ett format som fungerar riktigt bra och i vissa fall ännu bättre, och det är digitala konferenser och hybridevent. Det finns förstås ingen riktig ersättning för upplevelsen av att delta i en verklig konferens, men det finns trots allt en hel del fördelar med den digitala formen som är värda att utforska när man planerar en digital konferens.

 

Vad är skillnaden mellan ett digitalt event och en digital konferens?

Konferenser är vanligtvis evenemang som sträcker sig över flera dagar, kan ha en mer komplex uppbyggnad än det vi vanligen kallar för event, och består ofta av innehåll som:

  • Föreläsningar och presentationer
  • Breakout-sessioner
  • Workshops
  • Live-underhållning
  • Middagar
  • Nätverkande

 

Att skapa en meningsfull deltagarupplevelse

Som med alla evenemang behöver arrangören fundera på hur man skapar ett intressant och engagerande innehåll för deltagarna och hur man på bästa sätt levererar upplevelsen till publiken. Man behöver också se över och planera hur deltagarna ska interagera med såväl presentatörer som med varandra. Vart och ett av följande steg i upplevelseprocessen bör planeras och förberedas noggrant för att uppnå syftet med evenemanget:

 

Registrering och landningssida: Ofta är registreringen det första tillfället där deltagaren interagerar med evenemanget, alltså är det viktigt göra ett gott första intryck och att välja en plattform som passar evenemangets behov. Genom att skapa en snygg och funktionell landningssida får deltagarna en tydlig bild av vad resten av konferensen kommer att innebära. Håll registreringsprocessen så enkel som möjligt, men se givetvis till att ni får all information ni behöver.

Agenda: Många arrangörer ger deltagarna möjlighet att själva utforma sin egen konferensupplevelse. En interaktiv agendasida kan hjälpa deltagaren att bestämma vilket spår de vill ta, och vilket innehåll de är mest intresserade av under konferensen. En digital agenda kan också ge värdefull data kring vilka sessioner och föreläsningar som väcker mest intresse.

Innehåll: Att säkerställa hög kvalitet i presentationerna något av det mest avgörande för att behålla deltagarnas intresse och engagemang. Börja med att bestämma om ni vill ha förinspelade inslag och/eller låta föreläsare tala i realtid. Se till att schemalägga tid för tekniska repetitioner. Många talare har kanske ingen erfarenhet av att hålla föreläsningar digitalt och kan behöva lite instruktioner kring detaljer som kameraplacering, ljuset i rummet samt vad de kan göra för att uppnå bästa möjliga ljudkvalitet.

Presentation: Fundera på om ni vill presentera innehåll utöver det som ges vid er “huvudscen”. Att skapa breakout-sessioner för olika målgrupper eller att dela upp deltagarna i mindre workshops kan öka intresset och engagemanget. Och glöm inte nätverka efter en lång dags konferens. Genom att erbjuda liveunderhållning eller digitala middagar kan du återskapa upplevelsen och funktionen hos ett mingel, precis som vid ett fysiskt event.

 

 

Teknik för digitala konferenser

I takt med att branschen utvecklas alltmer för att passa det digitala formatet kan mängden ny teknik kännas överväldigande. Med hjälp av en erfaren teknisk partner är det lättare att reda ut vad som är rätt för just det evenemang man själv planerar.

Plattform: IT-plattformen en av de viktigaste delarna i den digitala upplevelsen. Man kan säga att plattformen är konferensens lokal. Den kan utformas enligt eventets grafiska profil och innefattar bland annat streaming, presentationsvyer och interaktivitet, och kan integreras på konferensens webbplats.

Kameraproduktion och livestreaming: De flesta digitala evenemang livestreamas, det vill säga, spelas upp för tittarna i realtid. Vilken teknik som krävs avgörs av ambitionsnivå avseende ljud- och videokvalitet, samt hur stor publik programmet ska nå ut till. Ett kontrollrum med utrustning för kameraproduktion och livestreaming finns oftast färdigbyggt i anslutning till streamingstudios, men kan också byggas upp temporärt på valfri plats. Centraliserad och fjärrstyrd produktion gör att ett och samma kontrollrum kan kontrollera flera parallella produktioner samtidigt via länk, så kallade hubbar, vilket gör att endast kameror och mikrofoner behöver sättas upp på de lokala platserna.

Internetanslutning: För att kunna streama ett event krävs ett tillförlitligt internet. Oavsett om man är inrättad i en studio eller på ett kontor behöver man säkerställa att internetuppkopplingen är stabil och att det inte finns någon VPN eller brandväggar som kan störa överföringen. Var noga med att göra en teknisk kontroll med alla medverkande och skapa en backup-plan för olika tänkbara situationer.

Green screen: Green screens har blivit ett mångsidigt verktyg för digitala event och konferenser. Förutom att använda en färdigbyggd green screen-studio kan enklare varianter skickas till föreläsare och medverkande på distans, så att flera personer kan interagera i ett och samma digitala rum. Green screens kan även sättas upp i en temporär studio på ett kontor eller i annan miljö.

LED och XR: LED-väggar, LED-golv och XR-teknologi utgör en uppgradering från green screens och innebär en helt ny nivå av dynamik och tittarupplevelse vid digitala event. Dessa tekniker gör att man kan interagera med såväl grafik som med andra medverkande, vilka kan streamas och visas genom väggen. Som arrangör kan du välja att använda en befintlig studio eller bygga upp en temporär studio i dina egna lokaler.

Augmented Reality (AR): AR är en teknik som integrerar grafik och 3D-objekt i videoflödet, vilket gör att virtuella objekt tycks fysiskt närvarande. Föreläsare och programledare kan interagera med grafiken vilket skapar en dynamisk effekt och höjer tittarupplevelsen. AR har använts i tv-produktioner i många år och finns nu även tillgängligt för implementering i digitala event och konferenser.

 

Endast fantasin sätter gränserna när man planerar en digital konferens. Branschen har ägnat det senaste året åt att utforma och implementera teknik som förhöjer tittarupplevelsen och på så vis skapar engagerande digitala event. Creative Technology erbjuder all ovanstående teknik och vi ser fram emot att förverkliga era digitala visioner.

 

 

virtual conference