Teknik för event och möten ›› Nyheter ›› Vad är ett hybridevent?

Vad är ett hybridevent?

Hybridevent – det nya normala

Skriven av: Gianna Kreider, Projektledare CTUS 

Det senaste året har inneburit stora förändringar inom evenemangsindustrin där vi sett en tillfällig övergång till helt digitala event – något som fått de flesta av oss bekanta oss med Zoom och Teams på ett sätt vi knappast kunde föreställa oss innan. När vi nu närmar oss sommarens och höstens konferenser och evenemang, ser vi hur många planerar för ett mellanting mellan helt digitala event och traditionella fysiska event – det vill säga hybridevent. Detta utgör nu en ny utmaning för arrangörer: Hur balanserar jag närvaron och engagemanget i min konferens när vissa av deltagarna är på plats, och andra deltar digitalt? 

Hybridevent har alltid funnits i någon form. Traditionella fysiska event har sedan länge streamats på nätet för att nå ut till en bredare publik. De flesta av dessa lade kanske dock inte alltför mycket tid eller energi på att utforma tittarupplevelsen, eftersom man förväntade sig att majoriteten av deltagarna skulle närvara vid det fysiska eventet. Man valde helt enkelt att prioritera publiken som befann sig på plats. Vi på Creative Technology har det senaste året ägnat oss mycket åt att skapa lösningar som är särskilt utformade för att uppnå maximalt engagemang för den digitala publiken, och vi har kunskapen om hur du lyckas skapa ett event som tar hänsyn till båda delarna.

 

Vad är ett hybridevent? 

Ett hybridevent är ett möte eller event som kombinerar det traditionella fysiska mötet med digitala delar såsom livestreaming, talare på distans och digital interaktion mellan tittare och programledare. Digitala event och hybridevent fortsätter dessutom att utvecklas i takt med att tekniken blir mer alltmer optimerad.

 

Vad är födelarna med ett hybridevent?

Inget ont som inte för något gott med sig. Trots att många nog saknar de traditionella fysiska eventen, finns en hel del fördelar med digitala event och hybridevent.

Ökad räckvidd och närvaro: Hybridevent möjliggör en mycket större räckvidd och kan bjuda in deltagare som kanske aldrig hade kunnat delta fysiskt. Hybridformatet tar även hänsyn till människors fullspäckade scheman och gör att man kan variera hur mycket tid och pengar man vill spendera för att ta del av eventet, såsom att minimera långa resor och utgifter för hotellnätter. Möjligheten att engagera deltagare digitalt gör att man kan samla input och feedback från en större publik. Ett digitalt event kan dessutom fungera som en aptitretare för att locka deltagare till fysiska event i framtiden.

Värdefull data: att hålla ett event på en digital plattform gör att man kan samla in intressant data kring exempelvis hur många som deltar i mötet, hur länge de deltar och om vissa delar av programmet fått särskilt höga tittarsiffror och engagemang. Data från de interaktiva delarna av programmet kan sparas och analyseras för att skapa värden för olika delar av den egna verksamheten.

Större flexibilitet: Att erbjuda såväl ett livestreamat program som möjligheten att komma åt och se innehållet efter avslutad konferens gör att deltagare kan välja att se programmet live eller spara det till ett senare tillfälle. Kanske behöver man leta upp information som delgivits under programmet långt efter livesändningen. Det skapar också en slags digital backup som kan vara till nytta om händelser utom ens kontroll, såsom inställda flyg, trafikförseningar eller liknande skulle hindra ett stort antal deltagare från att komma till konferensen.

Ökade intäkter: Om du tar betalt för ditt evenemang kan en digital sändning komplettera den fysiska showen genom biljettförsäljning till online-eventet. Detta ger i sin tur ett mer intressant underlag för sponsorer.

 

Att skapa ett hybridevent

Det finns många alternativ för att integrera det fysiska eventet med det digitala. När du börjar organisera ditt evenemang, fokusera först på de digitala delarna. Creative Technology’s långa erfarenhet av såväl fysiska som digitala event gör att vi kan hjälpa dig med optimering av tittarupplevelsen. Fundera över hur du vill att dina deltagare ska se evenemanget. Ska programmet streamas till en hemsida eller en social medie-plattform? Ska det vara publikt eller lösenordskyddat för särskilt inbjudna gäster? Ska tittare kunna delta genom att ställa frågor eller komma med kommentarer under programmet? Vill du engagera sponsorer att medverka?

Den fysiska mötesdelen kan sedan läggas till på flera olika sätt beroende på vilken typ av upplevelse man vill uppnå. Man kan exempelvis skapa flera mindre möten på olika orter, så kallade hubbar, där ett litet antal personer tillsammans tittar på och deltar i det gemensamma programmet, som leds av en eller flera programledare på någon eller några av orterna. Därtill finns en mängd olika sätt att skapa interaktion mellan deltagarna, via både ljud och bild.

En utmaning med hybrida event är att lyckas få den digitala publiken att hålla sig engagerad under hela mötet eller eventet. Ett sätt att förhöja intresset är att använda teknik som XR (extended reality) eller AR (augmented reality) som gör innehållet mer levande. Man kan också skapa dynamiska bakgrundsmiljöer med hjälp av green screens eller LED-skärmar. Att interagera med den digitala publiken är en viktig del i att hålla uppe intresse och engagemang. Ge publiken möjligheten att ”räcka upp handen” eller låt personer skicka in frågor till talare och gäster i programmet. Ofta behöver man också tänka på att anpassa längden för ett digitalt event och göra det kortare än vad fysiska event normalt är.

 

Att budgetera för ett hybridevent

Budgeten för ett hybridevent innefattar kostnader för både de fysiska och digitala delarna. Normalt sett avgörs kostnaden utifrån omfattning och ambitionsnivå. Den professionella kameraproduktionen och streamingen, samt antalet uppkopplade orter har givetvis betydelse för den totala kostnaden. Med hybridevenemang behöver du mer än den vanliga AV-tekniken, såsom kameror, sändningsteknik och bandbredd, men du har då samtidigt möjlighet att nå ut till människor i hela världen.

Hybridevent har förändrat mötesbranschen och skapar ett mer flexibelt, hållbart och tillgängligt sätt att producera evenemang. Live-evenemang kommer naturligtvis fortsätta att vara en viktig del av hur vi möts och konfererar, men kommer inte nödvändigtvis längre att bara vara fysiska. Att bygga en strategi för framtida hybridevent tror vi på Creative Technology är en viktig nyckel framåt, och vi är här för att hjälpa våra kunder med just den processen. Genom att erbjuda avancerad teknik och lång erfarenhet kan vi förbättra publikupplevelsen och göra ditt digitala eller hybrida event riktigt minnesvärt.

Virtual stage with green screen